Belge süresini takip etmek

İSG eğitimi, sağlık raporu gibi belgelerin bitiş tarihi kişiye girilir. Süre yaklaşınca e-posta uyarısı gider; süresi dolan belge geçişi engeller.

  • Kişi düzenleme izni olan kullanıcı (smartpass.kisi.duzenle); listeyi görmek için kişi görme izni yeter

Şantiye ve fabrikada çalışanların İSG eğitimi, sağlık raporu, yüksekte çalışma belgesi gibi süreli belgeleri olur. SmartPass bu belgelerin bitiş tarihini kişiyle birlikte tutar. Bitiş yaklaşınca kurumun bildirim alıcılarına tek bir özet e-posta gider. Belge türünde geçiş engeli açıksa, süresi dolan belgenin sahibi belge yenilenene kadar hiçbir noktadan geçemez.

Adımlar

  1. Kişiler sayfasında Belgeler düğmesine tıklayın ve Belge türleri sekmesinde Belge türü ekle ile belgenin adını yazın (örneğin İSG eğitimi). Süresi dolunca geçişi engelle varsayılan olarak açıktır.

  2. Gerekirse Diğer ayarlar bölümünde belgenin kimlerden beklendiğini (personel, taşeron, ziyaretçi) ve kaç gün önce uyarı gönderileceğini (varsayılan 30 gün) değiştirin.

  3. Kişiyi açın. Belgeler bölümünde beklenen belgeler ve kalan süreleri listelenir; süresi dolan belge kırmızı rozetle görünür 1. Belge yenilenince Yenile ile yeni geçerlilik bitişini ve isterseniz belge numarasını kaydedin 2. Hiç girilmemiş belge için düğme Gir olarak görünür.

  4. Kurum genelindeki durumu Belgeler penceresinden izleyin: Süresi dolan ve yaklaşan sekmesi uyarı süresine giren belgeleri, Eksik sekmesi girilmemiş belgeleri gösterir. Belge türleri ayrı sekmededir 1; satıra tıklamak kişiyi açar 2.

    Kişi ayrıntısında belgeler bölümü (demo verisiyle)
    1. 1Süresi dolan belge
    2. 2Yeni tarihi girer
Kurum geneli belge listesi (demo verisiyle)
  1. 1Belge türleri burada
  2. 2Kişiyi açar
SonuçBelgenin bitişine uyarı süresi kadar kala bildirim alıcılarına özet e-posta gider; süre dolunca ikinci bir e-posta gelir. Aynı tarih için tekrar e-posta gönderilmez; belge yenilenip yeni tarih girilince uyarılar yeni tarihe göre işler.
Geçiş ne zaman engellenirBitiş günü dahil belge geçerlidir; ertesi gün kişi geçemez ve geçiş kaydında ret nedeni Belge süresi dolmuş olarak görünür. Bağlantısı kesilen terminal de aynı kararı verir. Girilmemiş belge geçişi engellemez, yalnız Eksik listesinde görünür.
E-posta gelmiyorsaUyarılar Smart360 › SmartPass › Ayarlar bölümündeki bildirim alıcılarına gider. Alıcı tanımlı değilse e-posta gönderilmez; listeyi panelden izleyebilirsiniz.

İlgili sayfalar