KVKK'ya uygun personel giriş-çıkış takibi nasıl yapılır?
Personel giriş-çıkış takibi KVKK'ya uygun biçimde, yalnız amaç için gerekli verinin toplanması, belirli bir saklama süresinin uygulanması ve süre dolunca verinin silinmesi ya da anonimleştirilmesi, verilere yalnız yetkili kişilerin erişmesi ve çalışanların aydınlatılmasıyla yapılır. Kart numarası gibi tanımlayıcıların korunması da teknik önlemlerin parçasıdır.
Bu rehber genel bir çerçeve sunar; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Kurumunuzun aydınlatma metni ve saklama politikası için hukuk biriminizle çalışın.
Hangi veriler toplanmalı?
Giriş-çıkış takibinin amacı genellikle güvenlik ve çalışma süresinin hesaplanmasıdır. Bu amaçlar için kişinin adı, sicil numarası, departmanı, kartı ve okuma zamanları yeterlidir. Amaçla ilgisi olmayan veriler (örneğin ziyaretçiden kimlik numarası) toplanmamalıdır. İsteğe bağlı alanlar (telefon, adres, acil durum kişisi, fotoğraf) yalnız gerektiğinde doldurulmalıdır.
Veriler ne kadar süre saklanmalı?
Saklama süresi kurumun politikasıyla ve ilgili mevzuattaki saklama yükümlülükleriyle belirlenir. Önemli olan sürenin tanımlı olması ve dolduğunda verinin gerçekten silinmesi ya da anonimleştirilmesidir. Elle silme unutulur; bu nedenle silmenin sistem tarafından kendiliğinden yapılması tercih edilmelidir.
Kimler erişebilmeli?
- Güvenlik ekibi: geçişler ve ziyaretçiler.
- İnsan kaynakları: kişi, kart, vardiya ve puantaj.
- Yemekhane sorumlusu: yalnız öğün hakları ve tüketim.
- Yöneticiler: raporlar; kişisel veri içeren listelere ayrıca izinle.
Teknik önlemler nelerdir?
- Kart numarasının açık saklanmaması.
- Cihazların sunucuya kimlik doğrulamasıyla bağlanması.
- Kayıtlarda yapılan değişikliklerin tespit edilebilmesi ve kim neyi değiştirdi kaydı.
- Kurumların verisinin birbirinden ayrı tutulması.
SmartPass'te kişisel verinin korunması
- Saklama süresi: kurum 30 gün ile paket üst sınırı arasında seçer; süresi dolan kayıtlarda kişiyle ilişkilendiren alanlar her gün kendiliğinden silinir.
- Ayrılan personel: adı, iletişim bilgileri, ek bilgileri ve fotoğrafı silinir; sayılar ve raporlar korunur.
- Kart verisi: kart numarası saklanmaz; kuruma özel anahtarla tek yönlü özete çevrilir.
- Yetki: 43 ayrı izinle rol; kişi listesi ve denetim kaydı raporları ek izin ister.
- Ayrı veritabanı: her kurumun verisi kendi veritabanında durur.
Sık sorulan sorular
Personel giriş-çıkış takibi KVKK'ya aykırı mı?
Giriş-çıkış takibi, amaçla sınırlı veriyle, belirli saklama süresiyle, yetki sınırlarıyla ve çalışanların aydınlatılmasıyla yapılabilir. Kurumunuz için değerlendirmeyi hukuk biriminizle yapın.
Kart numarası kişisel veri midir?
Kart numarası bir kişiyle ilişkilendirildiğinde kişisel veri niteliği taşıyabilir; bu nedenle SmartPass kart numarasını saklamaz, tek yönlü özetini tutar.
Saklama süresi dolunca ne silinir?
SmartPass'te geçiş ve yemek kayıtlarının kişiyle bağı, ziyaret amacı, ayrılmış personelin ve ziyaretçinin adı ve ek bilgileri silinir; sayılar korunur.