PDKS nedir? Personel devam kontrol sistemi nasıl çalışır?
PDKS (personel devam kontrol sistemi), çalışanların kartlı, parmak izli ya da mobil okumalarından işe geliş ve çıkış saatlerini kaydedip vardiya planına göre geç kalma, erken çıkış, fazla mesai ve devamsızlığı hesaplayan sistemdir. Çıktısı aylık puantajdır ve bordronun temel girdisini oluşturur.
Bu rehber PDKS'nin hangi parçalardan oluştuğunu, okumaların nasıl puantaja dönüştüğünü ve bir PDKS seçerken nelere bakılacağını anlatır. Kartlı geçiş sistemi ile PDKS'nin farkı da aşağıda.
PDKS hangi parçalardan oluşur?
Bir PDKS dört parçadan oluşur: okuma noktası (turnike, kapı, mobil terminal), kişi ve kart kaydı, vardiya planı ve hesap kuralları. Okuma noktası kimin ne zaman girip çıktığını kaydeder; vardiya planı o gün kimin hangi saatlerde çalışması gerektiğini söyler; hesap kuralları ikisini karşılaştırıp sonucu üretir.
Okumalar puantaja nasıl dönüşür?
- Her okuma, kişinin o günkü vardiyasının erken gelme ve geç çıkış pencereleri içindeyse o vardiyaya bağlanır.
- Arka arkaya gelen çift okumalar elenir; ilk giriş ve son çıkış bulunur.
- Aradaki süreden mola düşülerek net çalışma süresi hesaplanır.
- Vardiya başlangıç ve bitişiyle karşılaştırılarak geç kalma ve erken çıkış bulunur; toleranslar uygulanır.
- Eşiği aşan süre fazla mesai olarak, tanımlı adımla yuvarlanarak sayılır.
- Girişi ya da çıkışı olmayan gün eksik okuma, hiç okuması olmayan çalışma günü devamsızlık olarak işaretlenir; izin ve tatil günleri ayrı tutulur.
Kartlı geçiş sistemi ile PDKS aynı şey mi?
Hayır, ama birbirine bağlıdır. Kartlı geçiş sistemi kimin hangi kapıdan, hangi saatte geçebileceğine karar verir; PDKS bu geçişlerden çalışma süresini hesaplar. İki sistem ayrı kurulduğunda okumaların bir sistemden ötekine aktarılması gerekir ve kişi listeleri ikiye bölünür. Aynı sistemde olduklarında bir kişi, bir kart ve bir kayıt vardır.
PDKS seçerken nelere bakılmalı?
- Gece vardiyası ve rotasyon (örneğin dört ekip üç vardiya) desteği.
- Eksik okumanın tahminle doldurulmaması; düzeltmenin gerekçeli ve geri alınabilir olması.
- Kapanan ayın kilitlenmesi ve bordroya giden verinin sonradan değişmemesi.
- ERP ya da bordro programına aktarım biçimi.
- İnternet kesildiğinde okumaların kaybolmaması.
- Kişisel verilerin saklama süresi ve erişim yetkileri.
SmartPass PDKS'yi nasıl çözer
- Tek sistem: kartlı geçiş, PDKS, ziyaretçi ve yemekhane aynı kart ve aynı panelde.
- Vardiya: sabit ve esnek vardiya, gece vardiyası, en çok 62 günlük rotasyon deseni, ekip ve kişi ataması, gerekçeli gün istisnası.
- Puantaj: toleranslar, mola, fazla mesai eşiği ve yuvarlama, haftalık 45 saat uyarısı; eksik okuma tahmin edilmez.
- Dönem kilidi ve ERP: kapanan ay kilitlenir, aktarım dosyası o anlık görüntüden üretilir.
Sık sorulan sorular
PDKS ne demek?
PDKS, personel devam kontrol sistemi demektir; çalışanların işe geliş ve çıkışlarını kaydedip çalışma sürelerini hesaplayan sistemdir.
PDKS zorunlu mu?
Her işyeri için ayrı bir PDKS yazılımı zorunlu değildir; ancak çalışma sürelerinin ve fazla çalışmanın kayıt altına alınması gerekir. PDKS bu kaydı düzenli ve denetlenebilir biçimde tutar.
PDKS kartla mı çalışır?
PDKS kart, parmak izi, yüz ya da mobil okumayla çalışabilir. SmartPass temassız kart ve NFC'li Android telefonla çalışır.
PDKS verileri bordroya nasıl gider?
Kapanan ayın puantajı ERP ya da bordro programının alacağı biçimde dosyaya dökülür; SmartPass'te dosya kilitli aydan üretilir.