Ziyaretçi kabul süreci nasıl kurulur?
Ziyaretçi kabul süreci beş adımda kurulur: ziyaret önceden kaydedilir, girişte ziyaretçiye geçici kart verilir, ziyaretten sorumlu çalışana haber verilir, kart yalnız izin verilen alanlarda ve planlanan süre boyunca geçer, çıkışta kart iade alınır. Süreç kayıt altında olduğu için içeride kimin bulunduğu her an bilinir.
Bu rehber resepsiyon ve güvenlik ekipleri için bir ziyaretçi kabul sürecinin adımlarını, sık yapılan hataları ve kişisel verilerle ilgili dikkat edilecek noktaları anlatır.
İyi bir ziyaretçi süreci hangi soruları cevaplar?
- Şu an içeride kaç ziyaretçi var, kimler?
- Bu ziyaretçi kimi ziyaret ediyor, hangi alanlara girebilir?
- Ziyaret ne zaman bitmeliydi, kart iade alındı mı?
- Acil durumda tahliye listesinde ziyaretçiler var mı?
Ziyaretçi kabulü adım adım nasıl yapılır?
- Ön kayıt: ziyaretten sorumlu çalışan ya da resepsiyon ziyaretçinin adını, firmasını, amacını ve saat aralığını önceden girer.
- Karşılama: ziyaretçi geldiğinde kaydı bulunur; yalnız gerekli bilgi alınır.
- Kart: geçici ziyaretçi kartı verilir ve okuyucuya okutularak ziyarete bağlanır.
- Bildirim: sorumlu çalışana ziyaretçinin geldiği bildirilir.
- Çıkış: kart iade alınır, ziyaret kapanır.
Ziyaretçi kartı neden süreyle sınırlı olmalı?
İade edilmeyen bir ziyaretçi kartı, ertesi gün başka birinin elinde bir geçiş aracıdır. Kartın ziyaretin planlanan bitişinden sonra hiçbir kapıda geçmemesi bu riski kapatır; görevli de iade edilmeyen kartları listeden görür.
SmartPass ziyaretçi kabulünü nasıl çözer
- Ön kayıt: ad, soyad, isteğe bağlı firma, amaç, sorumlu ve saat; kimlik numarası alınmaz.
- Geçici kart: girişte okutulur, yalnız ziyaretin yetki grubundaki bölgelerde ve plan süresince geçer.
- Bildirim: ziyaretçi içeri alınınca sorumlu çalışana e-posta.
- Süre dolunca: kart geçmez, panelde “süresi doldu” uyarısı; çıkışta iade.
- Saklama: ziyaretçi adı ve amaç, saklama süresi dolunca silinir.
Sık sorulan sorular
Ziyaretçi kaydı nasıl tutulmalı?
Ziyaretçinin adı, firması, ziyaret edilen kişi, amaç ve giriş-çıkış saatleri kaydedilmeli; gerekmeyen kişisel veri alınmamalıdır.
Ziyaretçi kartı iade edilmezse ne olur?
SmartPass'te kart ziyaretin planlanan bitişinden sonra hiçbir kapıda geçmez; panelde iade edilmemiş kart uyarısı görünür.
Ziyaretçiler yemekhaneyi kullanabilir mi?
Evet. Ziyaretçinin yetki grubunda öğün hakkı varsa yemekhaneye geçer; tüketim sorumlu çalışanın departmanına yazılır.