Taşeron personel giriş takibi nasıl yapılır, sözleşme süresi nasıl denetlenir?

Temizlik, güvenlik, yemek, bakım, inşaat: birçok tesiste içeride çalışanların önemli bir kısmı başka bir firmanın bordrosundadır. Taşeron çalışanı kendi personelinizle aynı kapıdan geçer, aynı yemekhanede yer, aynı bölgelerde çalışır; ama işe giriş ve ayrılışı sizin insan kaynaklarınızdan geçmez. Bu yüzden en sık rastlanan açık şudur: firma ile sözleşme biter, ama kartlar açık kalır. Bu yazı taşeron giriş takibinin neden ayrı ele alınması gerektiğini ve sözleşme süresinin kapıda nasıl denetleneceğini anlatır.

Taşeron takibi neden ayrı ele alınır?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 2. maddesi, asıl işverenin alt işverenin çalışanlarına karşı o işyeriyle ilgili yükümlülüklerden alt işverenle birlikte sorumlu olduğunu düzenler. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nun 23. maddesi de aynı çalışma alanında birden fazla işveren bulunduğunda iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinde iş birliği ve koordinasyon ister. Pratikte bu, tesiste o gün hangi firmadan kimin bulunduğunu bilmeyi gerektirir.

Kendi personelinizde işe giriş ve çıkışı insan kaynakları bilir ve kartı kapatır. Taşeronda ise bilgi zinciri uzundur: firma çalışanını değiştirir, size haber vermez; sözleşme yenilenmez, satın alma bilir ama güvenlik bilmez. Kart sistemi bu bilgiyi kişi kişi değil, firma düzeyinde tutarsa zincir kısalır.

Firma düzeyinde kural nasıl çalışır?

1. Firmayı tanımlayın: firma adı, sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi.
2. Taşeron çalışanını firmaya bağlayın: kişi türü “taşeron” seçildiğinde firma zorunludur. Firmasız taşeron kaydı, her geçişte reddedileceği için baştan engellenir.
3. Kartı ve yetki grubunu verin: taşeron çalışanı da kendi personeliniz gibi kart ve yetki grubu alır; hangi bölgeye, hangi saatte gireceği grupla belirlenir.
4. Kapı her okutmada firmayı da denetler: firma pasifse ya da okutma günü sözleşme tarihlerinin dışındaysa geçiş “Firma sözleşmesi dışında” nedeniyle reddedilir. Sözleşmenin son günü dahildir.

Bu kurgunun gücü, sözleşme bittiğinde kimsenin kart kapatmayı hatırlamak zorunda olmamasıdır. 200 kişilik bir temizlik firmasının sözleşmesi 31 Aralık'ta bitiyorsa, 1 Ocak sabahı o firmadan kimse girmez; sözleşme yenilendiğinde tek tarih güncellemesiyle hepsi yeniden geçer.

Sözleşme biterken nelere dikkat edilir?

• Bitiş tarihini önceden girin: sözleşme imzalanır imzalanmaz bitiş tarihi tanımlansın; açık uçlu firma kaydı unutulan kartların kaynağıdır.
• Uzatma kararını takvime bağlayın: bitişe bir ay kala satın alma ve tesis yönetimi uzatmayı konuşsun; uzatılırsa yalnız tarih değişir.
• Erken fesihte firmayı pasife alın: tek işlemle firmanın bütün çalışanları geçişi kaybeder; kayıtlar silinmez.
• Ayrılan çalışanı tek tek kapatın: firma devam ederken ayrılan kişinin kartı iptal edilir ya da kişi pasife alınır.
• Kartları geri toplayın: sistemde kapalı kart da fiziksel bir varlıktır; iade süreci yazılı olsun.

Taşeron maliyeti ve yemek nasıl izlenir?

Taşeron sözleşmelerinde yemek çoğu zaman asıl işveren tarafından verilir ve firmaya yansıtılır. Bunun için yemek tüketiminin firmaya göre raporlanabilmesi gerekir. Aynı şekilde içeridekilerin kişi türüne göre sayılması, “şu an tesiste kaç taşeron çalışanı var” sorusunu yanıtlar. Puantaj taşeron firmanın kendi işi olsa da giriş-çıkış kaydı, hakediş itirazlarında tarafsız kanıttır.