Kim nereye girebilir sorusunun cevabı bir excel dosyasında kaybolmasın.

Excel değil, kural motoru: aradaki fark nerede başlıyor

Çoğu tesiste yetkilendirme bir listeyle başlar: kim, hangi kartla, hangi kapıdan geçebilir. Elli kişilik bir atölyede bu liste bir sekmeye sığar. Personel sayısı iki yüzü geçtiğinde, bölge sayısı artıp vardiyalar çeşitlendiğinde aynı liste artık yönetilemez. Sorun listenin kendisinde değil. Sorun, kimin ne zaman güncellediğinin izinin kaybolmasında. SmartPass'ta yetkilendirme bir kural motorudur. Her kural üç bileşenden oluşur: grup, bölge, zaman programı. Ve her kuralın kim tarafından, ne zaman yazıldığı denetim izine düşer.

Grup, bölge, zaman: üç eksen

Grup, kişinin bağlı olduğu birimi tanımlar: üretim, İK, taşeron firma, ziyaretçi. Bölge iç içe bir ağaçtır, Merkez Tesis → Üretim → Boyahane gibi. Üst bölgeye verilen yetki alt bölgeye akar; istisna gerektiğinde alt bölgede ayrı bir kural yazılır, üst bölgedeki genel kural bozulmaz. Zaman programı ise mesai saatlerini, vardiya bloklarını ve resmî tatil takvimini ayrı ayrı kapsar. "Mesai dışı" ile "resmî tatil" farklı kurallara bağlanabilir, çünkü bayramda çalışan ekip mesai dışı çalışan ekiple aynı olmayabilir.

Çakışan kuralda kazananı siz tahmin etmezsiniz

İki kural aynı kişi için farklı sonuç üretebilir. Gruba yazılan genel yetki ile kişiye özel bir istisna çakışabilir. Önceliği belirleyen kural en özel olandır: kişiye yazılan kural, gruba yazılan genel kuralın önüne geçer, alt bölgeye yazılan kural üst bölgedeki genel yetkiyi daraltabilir ama genişletemez. Bu sıralama sabit bir mantıktır, sayfaya her girdiğinizde yeniden hesaplanmaz. Hangi kuralın neden kazandığını iki yerden görürsünüz: yetki matrisindeki kesişim tablosundan, ya da kural simülatöründeki adım adım karar izinden.

Peki mevcut excel listemdeki yetkiler ne olacak?

Kurulum sırasında sorulan ilk soru bu. Mevcut listeniz atılmaz, girdi olarak kullanılır. Personel listesi ve mevcut yetki tablosu iletildiğinde ilk kural seti kurulum sürecinde birlikte çıkarılır. Grup ve bölge eşleşmesi sizinle konuşularak yapılır, ezbere bir şablon dayatılmaz. İlk hafta boyunca eski liste ile yeni kural seti paralel çalışabilir, siz ikisini karşılaştırıp güvendikten sonra eski listeyi kapatırsınız.

Süreli yetki: taşeron ve geçici personel için

Taşeron firmalar ve geçici personel için yetkinin bir bitiş tarihi olması gerekir. Her kural isteğe bağlı olarak başlangıç ve bitiş tarihiyle tanımlanır. Sözleşme süresi dolduğunda kart kendiliğinden geçişe kapanır. Güvenlik masasının hatırlayıp kartı elle iptal etmesi gerekmez. Süresi dolan bir kartla geçiş denendiğinde terminal CREDENTIAL_EXPIRED sebep koduyla reddeder, kayıt geçiş olayları listesine düşer, ilgili sorumluya bildirim gider.

Belge şartı: İSG eğitimi ve sağlık raporu

Tehlikeli alanlara giriş, tanımlı bir belge şartına bağlanabilir: İSG eğitimi, yüksekte çalışma sertifikası, periyodik sağlık raporu. Belgenin geçerlilik süresi sistemde kayıtlıdır. Süre dolduğunda o bölgeye geçiş CERTIFICATION_EXPIRED koduyla reddedilir; kart çalışmaz, terminal net bir gerekçe gösterir. Belge süresi dolmadan önce ilgili sorumluya bildirim gittiği için sorun belge yenileme aşamasında, kapıya gelmeden çözülür. Kağıt üzerinde takip edilen bir tarih, kapıda otomatik uygulanan bir kurala döner.

Yayına almadan önce test edin

Yeni yazılan ya da değiştirilen bir kural, kaydedilir kaydedilmez etkili olur. Bu yüzden yazmadan önce sınamak gerekir. Kural simülatörü "Ahmet yarın 22:40'ta depoya girebilir mi?" türünden bir soruyu adım adım yanıtlar: grup üyeliği, bölge yetkisi, zaman programı, varsa belge şartı sırayla kontrol edilir. Sonuç ACCESS_GRANTED ise hangi kuralın izin verdiği, reddedilirse hangi adımda hangi sebeple durduğu gösterilir. Sahada ilk denemeyi gerçek bir kişi yapmaz.

Personel işten ayrılınca yetki nasıl kapanır

İşten ayrılan bir kişinin geçiş yetkisinin açık kalması, en sık karşılaşılan güvenlik açığıdır. Kağıt süreçte bu, İK'nın güvenlik masasını araması ve masanın kartı elle iptal etmesi anlamına gelir. Aradaki gecikmede kart çalışmaya devam eder. SmartPass'ta kişinin durumu pasif olarak işaretlendiği an, o kişiye bağlı tüm gruplar ve dolayısıyla tüm bölge yetkileri aynı anda geçersiz olur. Ayrıca hangi grubu, hangi bölgeyi tek tek kapatmanız gerekmez. Kartla yapılan bir sonraki deneme PERSON_INACTIVE sebep koduyla reddedilir, kayıt İK'ya ve güvenlik sorumlusuna aynı anda düşer. Taşeron firmadan ayrılan bir kişi için de aynı mantık işler: firma sorumlusu kişiyi pasif işaretler, kart o an geçişe kapanır, sözleşme bitiş tarihini beklemeye gerek kalmaz.

Adana ve Çukurova'daki tesislerde

Vardiyalı üretim yapan Adana Hacı Sabancı OSB ve Ceyhan OSB tesislerinde, gündüz ve gece vardiyasının farklı bölgelere farklı yetkilerle girmesi sık rastlanan bir senaryodur. Yetkilendirme grup bazında yazıldığında vardiya değişimi ek bir işlem gerektirmez: kişi hangi vardiya grubuna kayıtlıysa, o grubun zaman programı otomatik uygulanır. Aynı mantık Gaziantep GAOSB'deki tekstil tesislerinde de geçerlidir. Sezonluk yoğunlukta artan geçici personel için süreli yetki tanımlamak, her yeni dönemde yetkileri tek tek kapatmaktan daha az iş yükü doğurur.