Vardiya çizelgesi bir kurala dönüşsün, her rotasyonda yeniden yazılmasın.

Saat, karta sorulan üçüncü soru

Kartlı geçişte en sık gözden kaçan kısıt zamandır. Bir kart geçerli olabilir, kişi doğru bölgeye yetkili olabilir. Ama saat yanlışsa geçiş yine de reddedilmelidir. Bu kısıt, gruba bağlanan bir zaman programıyla tanımlanır. Program, haftanın yedi gününe ve her gün için bir ya da birden çok saat penceresine karşılık gelir. Vardiyalı çalışan bir üretim grubu için Pazartesi–Cuma 07:00–19:00 tek pencere yeterli olabilirken, dönüşümlü çalışan bir güvenlik ekibi için üç ayrı pencere (gündüz, akşam, gece) tanımlanır.

Haftalık pencere ve vardiya rotasyonu

Rotasyon düzenliyse, A-B-C vardiyası gibi, zaman programını her hafta yeniden yazmazsınız. Program bir kere tanımlanır ve vardiya grubuna bağlanır. Kişi bir vardiyadan diğerine geçtiğinde yalnız grup ataması değişir, saat aralığı sabit kalır. Bu, hem kural yönetimini basitleştirir hem insan hatasını azaltır. Rotasyon takvimini elle her personel için güncellemek yerine, kişiyi doğru gruba taşımak yeterlidir.

Tolerans ve yuvarlama

Saha gerçeği dakikası dakikasına işlemez. Bir personel 07:03'te okutabilir, bir başkası turnike önünde birkaç saniye bekleyebilir. Zaman programına bağlı tolerans, pencerenin başına ve sonuna birkaç dakikalık bir esneme payı ekler. Bu payın dışına çıkan geçiş yine OUTSIDE_SCHEDULE olarak işaretlenir. Yuvarlama kuralı ise PDKS hesaplamasında çalışılan süreyi 5 ya da 15 dakikalık dilimlere yuvarlar. Bordro hesaplaması saniye farklarıyla uğraşmaz, kural tesis politikasına göre bir kere tanımlanır.

Mesai dışı geçiş gerçekten gerekiyorsa her seferinde IT'ye mi başvuracağım?

Hayır. Bir bakım ekibi hafta sonu geliyorsa, bir müdür pazar günü acil bir işi kontrol etmek istiyorsa, bu kişiye ya da gruba ayrı ve süreli bir izin tanımlanır. İzin panelden, IT desteği gerekmeden birkaç dakikada girilir; süresi dolduğunda otomatik kapanır. Genel kural gevşetilmez, yalnız o kişi için bir pencere açılır.

Zaman programı ile PDKS ilişkisi

Zaman programı yalnız kapıyı açıp kapatan bir filtre değildir. Aynı okuma aynı anda PDKS kaydını da besler. Bir kişi programın içinde giriş yaptığında bu olay normal mesai başlangıcı olarak işlenir. Program dışında bir giriş gerçekleşmişse, istisna izniyle bile olsa, bu durum ayrı işaretlenir ve fazla mesai hesaplamasına farklı girer. Geçiş kontrolü ve puantaj, aynı kural setinden beslenen tek bir kayıt üzerinde birleşir. İki ayrı sistemi birbiriyle eşleştirmek gerekmez.

Resmî tatil takvimi

Resmî ve dinî tatiller ayrı bir takvim olarak tanımlanır, zaman programlarının üzerine biner. Tatil günü o günün normal haftalık programı geçersiz sayılır. Aksi tanımlanmadıkça geçiş denemesi OUTSIDE_SCHEDULE sebebiyle reddedilir. Nöbetçi personel, üretimi durdurulamayan bir hat ya da güvenlik ekibi gibi istisnalar için tatile özel, süreli bir kural eklenir. Genel tatil kuralını bozmadan yalnız o kişileri kapsar.

Birden çok grup, birden çok program

Bir tesiste tek bir zaman programı yeterli olmaz. İdari personel 08:00–18:00 çalışırken üretim üç vardiyada döner, güvenlik ekibi 7/24 nöbet tutar. Her grup kendi programına bağlanır, programlar birbirinden bağımsız güncellenir. İdari mesainin bir saat kaymasını güvenlik nöbetini bozmadan değiştirirsiniz. Bir kişi birden çok gruba üyeyse, geçerli olan program çakışma kurallarına göre belirlenir. Bu seçim kural simülatöründe adım adım görülebilir.

Yarı zamanlı ve dönemsel çalışanlar

Her personel aynı takvimde çalışmaz. Yarı zamanlı bir eleman haftanın üç günü gelir, bir üniversite stajyeri yalnız yaz döneminde çalışır, bir muhasebeci ayın son beş gününde fazla mesai yapar. Bu gruplara ayrı bir zaman programı tanımlamak, tam zamanlı personelin programını bozmadan yapılır. Stajyerin programı yaz dönemi bitiminde otomatik kapanmaz, bu da süreli yetki tanımıyla birlikte kullanılır: program yaz boyunca açık kalır, personelin kendisi eylülde pasif hâle getirilir. İki mekanizma birbirini tamamlar, biri saati diğeri tarihi sınırlar.

Kısa çıkışlar öğle arasını bozmasın

Öğle arası da bir zaman programı meselesidir, ama tersine işler: bu pencerede geçiş serbest değil, dışarı çıkış normaldir. Fabrika dışında öğle yemeği yiyen bir tesiste öğle arası penceresi ayrı tanımlanır, bu saatte dışarı çıkan personel için ek bir onay ya da uyarı istenmez. Pencere dışında yaşanan kısa bir çıkış, örneğin bir sigara molası ya da eczaneye gitme, ayrıca kaydedilir ama geçişi engellemez. Yalnız raporda "mesai saatinde kısa çıkış" olarak görünür, vardiya amiri bunu ister günlük ister haftalık toplu görebilir.

Kural değişikliği ve geçmiş dönem

Zaman programları sabit kalmaz. Mesai saati değişir, yeni bir vardiya eklenir, tatil takvimi güncellenir. Bir kural değiştiğinde geçmişe dönük etkisi ayrıca yönetilir: açık dönemler yeniden hesaplanabilir, ama kilitli dönemler (örneğin bordrosu kesilmiş bir ay) dokunulmaz kalır. Bu ayrım hem denetim izinin tutarlılığını korur hem geçmişte ödenmiş bir bordronun geriye dönük değişmesini engeller.

Gece vardiyasında gün değişimi

Gece vardiyası, PDKS hesaplamasında en çok hataya açık senaryodur. 22:00'de başlayıp ertesi gün 06:00'da biten bir vardiyada, çalışılan saatlerin hangi güne yazılacağı önemlidir. Sistem vardiyayı başladığı güne göre bütün olarak işler: gece yarısını geçse bile tüm çalışma süresi başlangıç gününe yazılır, puantaj gün ortasında ikiye bölünmez. Bu kural, fazla mesai ve gece primi hesaplarının da doğru güne düşmesini sağlar. Vardiya sonradan değişirse, kilitli dönemler hariç, geçmiş kayıt yeniden hesaplanabilir. Gece vardiyasından gündüz vardiyasına geçen bir personelin ilk günü de aynı mantıkla işlenir; iki vardiya arasındaki geçiş penceresi çakışmayacak şekilde tanımlanır, aynı saat dilimi iki kez sayılmaz ya da hiç sayılmadan atlanmaz.