Puantaj ERP'ye nasıl aktarılır? Dönem kilidi ve aktarım dosyası
Puantaj, ay kapatılıp dönem kilitlendikten sonra aktarılır: kilit anındaki sonuç anlık görüntü olarak saklanır ve ERP dosyası bu görüntüden üretilir; sonradan yapılan düzeltme bordroya habersiz gitmez.
İçindekiler
Bu yazıdaAy sonu bordro haftası, puantajla bordronun buluştuğu yerdir ve en çok hata da bu buluşmada çıkar. Puantaj ekranından alınan bir tablo e-postayla bordro birimine gider; bu sırada bir amir eksik okumayı düzeltir, sistemdeki sayı değişir, ama bordroya giden dosya eskisidir. Ay sonra itiraz geldiğinde iki ayrı “doğru” vardır. Bu yazı puantajı ERP'ye ya da bordro programına güvenli aktarmanın üç ilkesini, dosyanın içeriğini ve ay sonu kontrol listesini anlatır.
Puantaj aktarımında üç ilke
- Önce kapat, sonra aktar. Açık bir ayın puantajı her düzeltmede değişir. Aktarılan dosya ancak kilitli bir dönemden üretilirse bordrodaki sayı ile sistemdeki sayı aynı kalır.
- Anlık görüntüden üret. Kilit anında her kişinin her gününün sonucu saklanmalıdır. Sonra vardiya tanımı değişse bile kilitli ayın dosyası aynı çıkar; bir yıl sonra yeniden indirilen dosya da aynıdır.
- Her aktarımı kayda geçir. Kim, ne zaman, hangi dönemi, kaç satırla indirdi ya da gönderdi? Bordro itirazında ilk sorulan budur.
Dönem ne zaman kilitlenir?
Ayın son günü 22:00'de başlayan gece vardiyası, ertesi ayın ilk günü 06:00'da biter. Ay 1'inin sabahı kilitlenirse bu vardiya yarım kalır. Bu yüzden dönem, ayın bitişinden sonraki gün saat 12:00'den itibaren kilitlenebilir. Kilitlemeden önce yapılacaklar:
- Eksik okuma işaretli günler gerekçeli düzeltmeyle kapatıldı mı?
- İzinler (yıllık, rapor, mazeret) girildi mi?
- Haftalık 45 saat işaretli haftalar kontrol edildi mi?
- Plansız çalışma ve tatilde çalışma günleri onaylandı mı?
Kilitli aya düzeltme ya da plan değişikliği yazılamaz. Zorunlu bir düzeltme gerekirse kilit, gerekçe yazılarak açılır; açma işlemi denetim kaydına girer, anlık görüntü silinir, puantaj güncel verilerden yeniden hesaplanır ve ay yeniden kilitlenene kadar aktarılamaz. Böylece “sessiz” düzeltme mümkün olmaz.
Aktarım dosyasında neler bulunur?
ERP ve bordro programları kişiyi sicil numarasıyla tanır. Dosyada kişi başına bir satır ve ayın toplamları yer alır:
| Sütun | Açıklama |
|---|---|
| Sicil No, Ad, Soyad, Tür | Kişiyi ERP'de eşleştiren anahtar ve kişi türü |
| Departman, Maliyet Merkezi | Gider dağıtımı |
| Planlanan (dk), Net Çalışma (dk) | Ayın plan ve gerçekleşen süresi |
| Fazla Mesai (dk) | Eşik ve yuvarlama uygulanmış toplam |
| Geç Kalma (dk), Erken Çıkış (dk) | Kesinti hesabı için |
| Çalışılan, Devamsız, İzinli, Eksik Okuma, Geç Gün | Gün sayıları |
Dosya iki biçimde alınabilir: CSV (noktalı virgülle ayrılmış, UTF-8; Türkçe Excel'de doğrudan açılır) ve JSON (yazılımla okunacaksa). CSV'de “=” ya da “+” ile başlayan metin hücreleri etkisizleştirilir; bir kişi adının Excel'de formül olarak çalışması engellenir.
Personel listesi ERP'den nasıl alınır?
Aktarımın öbür yönü personel listesidir: işe girenler ve ayrılanlar ERP'de başlar. Sicil numarası her iki sistemde aynı anahtar olmalıdır. ERP'den alınan Excel ya da CSV listesi içe aktarılırken önce önizleme gösterilir; hatalı satırlar listelenir, onay verilmeden hiçbir şey yazılmaz. Sicil numarası eşleşen kişi güncellenir, yenisi eklenir.
Ay sonu kontrol listesi
- Eksik okumalar kapandı, izinler girildi.
- Ayın bitişinden sonraki gün 12:00 geçti.
- Dönem kilitlendi.
- Aktarım dosyası indirildi, satır sayısı aktif personel sayısıyla karşılaştırıldı.
- Bordro birimi dosyayı aldı; aktarım geçmişinde kayıt görünüyor.
- Sonradan düzeltme gerekiyorsa kilit gerekçeyle açıldı, yeniden kilitlendi ve dosya yeniden alındı.
SmartPass puantajı ERP'ye nasıl aktarır
- Dönem kilidi: ayın bitişinden sonraki gün 12:00'den itibaren; kilitli aya yazma yok.
- Anlık görüntü: aktarım dosyası kilit anındaki sonuçtan üretilir, her indirmede aynıdır.
- CSV ve JSON: sicil no, departman, maliyet merkezi, süreler ve gün sayıları.
- Gerekçeli açma: kilidi açmak gerekçe ister ve denetim kaydına girer.
- Aktarım geçmişi: her indirme dönem, satır sayısı ve kullanıcıyla kayda geçer.
Sık sorulan sorular
Kilitlenmemiş ayın puantajı aktarılabilir mi?
Hayır. Aktarım yalnız kilitli dönemden yapılır; böylece sonradan değişen puantaj bordroya habersiz gitmez.
Aktarım dosyası hangi biçimde?
CSV (noktalı virgülle ayrılmış, UTF-8) ya da JSON. CSV Türkçe Excel'de doğrudan açılır.
Kilitli ayda düzeltme gerekirse ne yapılır?
Yetkili kullanıcı gerekçe yazarak kilidi açar, düzeltmeyi yapar ve ayı yeniden kilitler; dosya yeniden alınır. Açma işlemi denetim kaydında görünür.
Ay neden hemen 1'inde kilitlenemiyor?
Ayın son gecesi başlayan gece vardiyası ertesi sabah biter. Kilit, bitişten sonraki gün 12:00'den itibaren açılır ki bu vardiya tamamlansın.
